安全セキュリティ
セキュリティの面においても万全で、書き出した後は自動的に暗号化ファイルに変換され、持ち出し後においてもセキュリティ面をさらに強化しますので安心です。
また、書き出し・持ち出しファイルはログ履歴管理だけでなく、ファイル自体がサーバー上に保存されるために、誰が、いつ、どのファイルを持ち出し書き出したのかが履歴確認で判別できます。
徹底した原本管理と証跡管理で、社内外における情報管理が安全かつ簡単に守れるのがweb承認ソフトならではの利点です。
その他機能とデバイス
書き出しメディアには、グループやユーザー毎に申請可能なデバイスを設定できる事が可能で、書き出しを限定する事で運用管理効率をさらに高めてくれます。
申請・承認を経て、許可されたファイルのみを書き出す事も可能で、申請されたファイルには、サーバーにアーカイブされます。
承認者はファイルの中身を閲覧確認した上で、承認・却下を判断することができます。
利用可能なデバイスも多彩で、外部デバイスとし利用頻度の高いものは自動運用が可能で便利です。
ワークフローのソフト
ワークフローのソフトはクラウド型のものが増えています。
ブラウザだけでワークフローの一元管理が可能ですので、業務の効率化に繋げることができます。
これらのソフトでは、稟議書の承認などの作業もブラウザに接続したソフトを使って行うことができます。
多くのソフトはスマートフォンでも利用できますので、スマートフォンからでもメール申請やメール承認をすることが可能です。
社内の人間だけではなく、取引先やクライアントでもメールを使用してワークフローを行える製品もあります。
メールの申請と承認
ワークフローのソフトでは、代表的なメールソフトを使って、メールを送受信するだけで申請や承認をすることができます。
一般的に使用されているメールソフトを使用しますので、クライアントに専用のソフトを購入してもらう必要がありません。
ブラウザに接続したパソコンやスマートホンから申請や承認の状況を確認できますので、外出先でも使用することができます。
ドキュメントの送受信も可能で、申請内容の改ざんなどを防ぐことができます。
セキュリティ対策
メールソフトを使って申請等を行う時には、万全なセキュリティ対策が施されているので、申請内容の漏洩や改ざんを防止することができます。
主なセキュリティ対策としては、ドキュメントにパスワードを設定する方法があります。
ワンタイムパスワードを設定することも可能ですので、セキュリティの機能が大きく高まります。
入力された申請等の情報は、権限管理を通して処理され、一元管理が実施されるため、不正侵入者などから大切な情報を保護することができます。
管理職の不在
会社の業務を進める上で、上司の承認が不可欠になることが多々あります。
中には、企業のトップまで上げなくてはならない事例も含まれています。
ここで問題になるのは、承認に至るまでの日数が長くなってしまうということです。
会社の責任者の中には、年がら年中席を空けている人も少なくないからです。
これまでは、責任者に電話連絡を入れて、代理人の印で進めるなど、苦肉の策を取ってきましたが、電子システムが普及して大きく変わりました。
出だしはワークフロー
会社の中で電子承認が出来るようになれば、作業の進行は著しく早くなります。
上司がどの場所にいても、権限のある判子を押すことが出来るのですから。
しかし、このやり方も最初は少々問題がありました。
電子印は、第三者によって簡単に押印できてしまうという懸念もあったのです。
そこで、ワークフローで応用した、本人以外の入力を規制したソフトを用いる運用となりました。
ワークフロー自体も、最初は都合の良い書き直しが行われていたのですが、それを防ぐ策がとられるようになったのです。
安全管理
ワークフローの上に記載できるのは、本人の欄に、本人の手によってのみ可能となりました。
また、後日に書き直しが効かない様、前日以前の書き換えも出来なくなる細工が施されました。
これで、書類の正当性が守られます。
このワークフローの安全策を用いれば、責任者の承認ソフトの安全性も守られます。
このソフトのおかげで、稟議書の決済も、即日で降りるようになりました。
ワークフローの技術が、また一つ業務の効率化に貢献した事例と言えます。